Na era do conhecimento, as empresas passam a reconhecer a informação como um bem valioso para melhoria do desempenho organizacional, por meio da implantação de processos sistematizados de gestão da informação. 

A digitalização de documentos tem papel fundamental na disponibilização das informações, permitindo a busca e a visualização instantânea das imagens e dados, concedendo acesso a multiusuários conforme as regras de negócios e permissões.

A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e governos. O excesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o seu armazenamento. Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultam o seu acesso e consequentemente a geração de conhecimento.

Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas instituições exige o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de forma rápida e confiável. Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis fica arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade em seu manuseio. A necessidade de utilização de processos sistematizados para gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento das primeiras máquinas computacionais produzidas em larga escala, em meados do século passado. Por intermédio de computadores as informações puderam ser processadas e armazenadas de modo a permitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional.

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o objetivo de:

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